Portal internetowy Diecezji Pelplińskiej
Unia Europejska
Baner - Portal internetowy Diecezji Pelplińskiej

Procedura zawierania umów

Procedura zawierania umów


Procedura zawierania umów przez Diecezję Pelplińską w ramach projektu
„Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2014-2020”

  1. Stosowane tryby wyboru wykonawcy i postanowienia ogólne

Diecezja Pelplińska na potrzeby realizacji zadań w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020 stosuje tryb udzielania zamówień zgodnie z art. 701 -705 K.c., przy uwzględnieniu postanowień wytycznych dotyczących kwalifikowalności kosztów.

Postanowienia ogólne:

  • Każdorazowo przed przystąpieniem do wyłonienia wykonawcy należy zweryfikować stosowany tryb w oparciu o aktualnie obowiązującą treść Kodeksu Cywilnego oraz aktualną wersję Wytycznych z zakresu kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (dalej Wytyczne). Wytyczne w aktualnej wersji stanowić będą informacje uzupełniające do niniejszej Procedury i ich wydruk przechowywany będzie wraz z Procedurą.
  • Przed przystąpieniem do przygotowania postępowania należy zapoznać się z aktualną treścią Wytycznych oraz z komunikatami oraz informacjami dotyczącymi wyboru wykonawców publikowanymi przez Ministerstwo Rozwoju na stronach internetowych www.poiis.gov.pl oraz www.mkidn.gov.pl
  • Za przygotowanie postępowania odpowiadać będzie każdorazowo podmiot zewnętrzny pełniący obowiązki Inwestora Zastępczego/Kierownika Projektu – wytypowany przez niego specjalista.

II. Tryb z uwzględnieniem postanowień Kodeksu Cywilnego

1) Etapy wyboru wykonawcy

W skład procedury wyboru wykonawcy wchodzić będą następujące etapy:

  • Zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej Diecezji Pelplińskiej,
  • Pobranie przez uczestniczących w przetargu niezbędnej dokumentacji oraz przesłanie oferty,
  • Analiza ofert,
  • Wyłonienie najkorzystniejszej oferty,
  • Zawarcie umowy z wykonawcą,
  • Dopuszczalne roboty zamienne.

2) ogłoszenie o zamówieniu

Ogłoszenie o zamówieniu umieszczane jest na stronie internetowej Diecezji Pelplińskiej zgodnie z Wytycznymi. Ogłoszenie zostanie także umieszczone w widocznym miejscu w siedzibie zamawiającego: Kuria Diecezji Pelplińskiej: ul. Biskupa Dominika 11, 83-130 Pelplin.

Ogłoszenie zawierać będzie co najmniej następujące informacje:

  • Nazwa beneficjenta,
  • Opis przedmiotu zamówienia – w przypadku przedmiotu, dla którego pełen opis zamówienia ze względu na ograniczoną ilość miejsca nie jest możliwy, zamieszczony zostanie ogólny opis zamówienia wraz z informacją, gdzie i w jakim terminie dostępna będzie pełna specyfikacja przedmiotu zamówienia. Opis przedmiotu nie może zawierać informacji mogących preferować konkretnych wykonawców. W przypadku konieczności wskazania konkretnych znaków towarów, patentów lub pochodzenia, obligatoryjnie dopuszcza się rozwiązania równoważne.

W sytuacji, w której specyfika zadania wymaga spełnienia od wykonawcy dodatkowych warunków, zostanie to również zaznaczone w ogłoszeniu.

  • Kryteria stosowane przy wyłonieniu najkorzystniejszej oferty,
  • Posiadane przez Zamawiającego projekty techniczne – w formie załączników do postępowania,
  • Termin, miejsce i sposób składania ofert,

Termin w ogłoszeniu musi umożliwiać wykonawcom zapoznanie się z przedmiotem zamówienia, przygotowanie i złożenie oferty i nie może być krótszy niż:

– 7 dni w przypadku dostaw lub usług

– 14 dni w przypadku robót budowlanych.

W szczególności w punkcie tym określone muszą zostać informacje, które zawierać ma oferta. Dopuszcza się przy tym możliwość wprowadzenia obligatoryjnego formularza oferty, która ma zostać przesłana w ramach zamówienia.

  • Tryb udzielania wyjaśnień,
  • Informacja o dofinansowaniu projektu ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020 zgodnie z aktualnie obowiązującymi wytycznymi.

3) Możliwość zapoznania się z dodatkową dokumentacją

Jeżeli jest to niezbędne dla złożenia oferty, istnieje możliwość uzyskania dostępu do dodatkowej dokumentacji stanowiącej specyfikę zamówienia. Możliwość taka musi zostać określona w ogłoszeniu opisanym w rozdziale powyżej.

4) Przesyłanie dokumentacji ofertowej

Za datę złożenia oferty przyjmuje się datę wpływu pocztą bądź osobistego dostarczenia na adres Diecezji Pelplińskiej. Oferty złożone po terminie określonym w ogłoszeniu nie będą rozpatrywane.

5) Zamawiający może zażądać wpłacenia wadium w ogłoszeniu o zamówieniu. Wadium nie może być większe niż 3% szacunkowej wartości zamówienia. Zwrot wadium oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania oraz formy wnoszenia wadium zostaną opisane w ogłoszeniu o zamówieniu.

6) Wybór najkorzystniejszej oferty

Wybór najkorzystniejszej oferty dokonuje Komisja w oparciu o kryteria określone w ogłoszeniu w formie pisemnej.

Wyboru składu komisji dokonuje Biskup Diecezji Pelplińskiej – Biskup Diecezjalny ks. Ryszard Kasyna. Komisja składa się z trzech osób: przewodniczącego, sekretarza i specjalistę z dziedziny, której przedmiotem jest przetarg. Członkami mogą być osoby zatrudnione Kurii Diecezji Pelplińskiej lub zewnętrzni doradcy.

Członkami Komisji nie mogą być osoby, które:

  • Ubiegają się o udzielenie tego zamówienia;
  • Pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułem przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;
  • Przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;
  • Pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób;
  • Zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.

Wszelkie czynności Komisji są protokołowane, a protokoły wchodzą w skład dokumentacji projektowej – zakres protokołu zgodnie z Wytycznymi. Komisja w pierwszej kolejności weryfikuje oferty pod kątem formalnym, co do zgodności z ogłoszeniem i informacjami dodatkowymi przekazanym oferentom, w tym poprawność wypełnienia formularza ofertowego. W razie stwierdzenia uchybień Komisja prosi oferentów o ich uzupełnienie w terminie 7 dni od wezwania. Powtórne uzupełnienie oferty w zakresie formalnym nie jest dopuszczalne. Niezależnie od tego na pisemne wezwanie przez Zamawiającego dopuszczalne jest udzielenie wyjaśnień w formie pisemnej.

W drugiej kolejności Komisja dokonuje oceny ofert pod kątem kryteriów wyboru określonych w ogłoszeniu zgodnie z przyjętą wagą punktową. Następnie Przewodniczący sporządza formularz oceny ofert, który wchodzi w skład dokumentacji projektowej.

Za ofertę najkorzystniejszą zostaje uznana ta, która otrzymała największą liczbę punktów. W przypadku otrzymania tej samej liczby punktów przez dwie lub więcej ofert, zostanie wybrana oferta najtańsza.

Jeżeli nie zostanie nadesłana żadna oferta, lub żadna z przesłanych ofert nie zostanie uznana za spełniającą kryteria zawarte w postępowaniu, istnieje możliwość unieważnienia postępowania bez dokonania wyboru.

Uczestnicy przetargu są informowani na piśmie o jego wyniku lub o zamknięciu przetargu dokonania wyboru. W przypadku otrzymania oferty pocztą elektroniczną, informacja o wyniku przetargu przesłana zostanie również drogą elektroniczną.

Komisja przedstawia wyniki swoich prac Biskupowi Diecezjalnemu do zatwierdzenia.

7) Zawarcie umowy

Umowa w formie pisemnej zostanie zawarta z tym wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą. Całość dokumentacji związanej z wyborem wykonawców w chodzi w skład dokumentacji projektowej. 

Zgodnie z Art. 704 §2 K.c.: „Jeżeli uczestnik aukcji albo przetargu, mimo wyboru jego oferty, uchyla się od zawarcia umowy, której ważność zależy od spełnienia szczególnych wymagań przewidzianych w ustawie, organizator aukcji albo przetargu może pobraną sumę zachować albo dochodzić zaspokojenia z przedmiotu zabezpieczenia. W pozostałych wypadkach zapłacone wadium należy niezwłocznie zwrócić, a ustanowione zabezpieczenie wygasa. Jeżeli organizator aukcji albo przetargu uchyla się od zawarcia umowy, ich uczestnik, którego oferta została wybrana, może żądać zapłaty podwójnego wadium albo naprawienia szkody.” Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.

8) Roboty zamienne

Dopuszcza się wykonanie robót zamiennych jako rozwiązania zamiennego oraz ponoszenia wydatków wynikających ze zwiększenia wartości zamówień podstawowych oraz udzielenia zamówień w trybach niekonkurencyjnych na określonych zasadach i w przypadkach zgodnych z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ na lata 2014-2020.

Roboty zamienne oraz wydatki wynikające ze zwiększenia wartości zamówień podstawowych muszą odnosić się do zakresu rzeczowego projektu zatwierdzonego umową o dofinansowanie oraz mieścić się w maksymalnej kwocie wydatków kwalifikowanych określonej w umowie o dofinansowanie. W przypadku prac wykraczających poza zakres projektu określony umową o dofinansowanie, do czasu ewentualnej zmiany (aneksowania)  umowy o dofinansowanie, wydatki związane z ich wykonaniem nie mogą być uznane za kwalifikowane. 

Zwiększone wydatki ponoszone na prace zamienne mogą być kwalifikowane po wcześniejszej  pozytywnej ocenione przez instytucje weryfikującą wniosek o płatność beneficjenta.

IV. Procedura udzielenia zamówienia

W przypadku zawierania umów:

  • Które nie zostały zawarte w drodze aukcji albo przetargu w rozumieniu przepisów K.c.
  • Których wartość mieści się w przedziale od 2 000,00 pln do 20 000,00 pln netto włącznie, (bez podatku od towaru i usług), stosuje się uproszczoną procedurę zawierania umów. Zawarcie umowy poprzedzone jest dokonaniem rozeznania rynku i jego udokumentowania, w celu wskazania, iż dana usługa, robota lub dostawa została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. W tym celu do min. 3 potencjalnych wykonawców wysyłane są zapytania ofertowe, zawierające opis przedmiotu zamówienia oraz termin dostarczenia oferty. Dopuszczalna jest przy tym forma elektroniczna.
  • Których wartość mieści się w przedziale od 20 000,00  do 50 000,00 pln netto włącznie (bez podatku od towarów i usług) stosuje się uproszczoną procedurę zawierania umów. W tym wypadku konieczne jest przeprowadzenie rozeznania rynku zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji obejmuje skierowanie zapytania ofertowego do minimum 3 potencjalnych wykonawców oraz wydruk upublicznionego ogłoszenia zamieszczonego na stronie internetowej Beneficjenta wraz z otrzymanymi ofertami.
  • Których wartość wynosi powyżej 50 000,00 pln netto włącznie (bez podatku od towarów i usług) stosuje się uproszczoną procedurę zawierania umów. W tym wypadku konieczne jest przeprowadzenie rozeznania rynku zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji obejmuje skierowanie zapytania co najmniej do 3 potencjalnych wykonawców, wydruk ogłoszenia zamieszczonego na stronie internetowej Beneficjenta wraz z otrzymanymi ofertami oraz upublicznienie zapytania ofertowego w „Bazie konkurencyjności”. 

Za ofertę najkorzystniejszą zostaje uznana ta, która zgodnie z kryteriami wyboru otrzymała największą liczbę punktów. W przypadku otrzymania tej samej liczby punktów przez dwie lub więcej ofert, zostanie wybrana oferta najtańsza. Jednocześnie Zamawiający zastrzega sobie możliwość nieudzielenia zamówienia ze względu na niewystarczające środki finansowe.

W przypadku umieszczenia ogłoszenia o zamówieniu na ogólnodostępnej stronie internetowej Diecezji Pelplińskiej wymóg dokonania rozeznania rynku będzie spełniony również wtedy, gdy w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu zostanie złożona tylko jedna oferta.

Wymóg rozeznania rynku nie ma zastosowania do indywidualnych form podnoszenia kwalifikacji (szkolenia indywidualne, studia itp.) w których uczestniczy nie więcej niż 5 pracowników beneficjenta. Szkolenia grupowe (tj. szkolenia zorganizowane w całości na zlecenie beneficjenta lub w których uczestniczy więcej niż 5 pracowników beneficjenta)  są objęte wymogiem rozeznania rynku.

Całość dokumentacji związanej z wyborem wykonawców, tj. zapytania ofertowe, złożone oferty oraz protokoły wyboru i umowy stanowią element dokumentacji projektu. Treść korespondencji elektronicznej związana z wyborem wykonawcy po wydrukowaniu oraz potwierdzeniu za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną stanowi część dokumentacji projektu.

Umowa z wykonawcą każdorazowo zawierana jest w formie pisemnej. Wymóg zawarcia umowy w formie pisemnej nie dotyczy umów, dla których ogólnie przyjęta praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej (np. zakup biletów). W takim przypadku potwierdzeniem zawarcia umowy będą dowody księgowe w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Potwierdzenie zakresu zamówienia zostanie udokumentowane, w szczególności poprzez zachowanie dokumentacji dotyczącej zlecenia zamówienia. W przypadku szkoleń również zostanie zachowany program szkolenia (dopuszczalny jest wydruk z dokumentów w wersji elektronicznej). Przez umowy, dla których ogólnie przyjęta praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej rozumie się w szczególności umowy dotyczące form podnoszenia kwalifikacji (szkolenia), w przypadku których całkowity wydatek nie przekracza kwoty 5 000,00 zł (bez podatku od towaru i usług) oraz inne umowy, których wartość nie przekracza kwoty 2 000,00 zł (bez podatku od towarów i usług).

Strona korzysta
z plików Cookies.
Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na ich używanie.