apytanie ofertowe na opracowanie, wykonanie i wdrożenie strony internetowej w czterech językach zawierającej zdjęcia i 12 krótkich filmów w ramach projektu „Bazylika Katedralna w Pelplinie – renowacja i udostępnienie nowej powierzchni wystawienniczej.” 

Pelplin, 7 sierpnia 2019 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

dla zadania:

Opracowanie, wykonanie i wdrożenie strony internetowej w czterech językach zawierającej zdjęcia i 12 krótkich filmów w ramach projektu „Bazylika Katedralna w Pelplinie – renowacja i udostępnienie nowej powierzchni wystawienniczej”

1. Zamawiający

1. Nazwa, siedziba oraz dane teleadresowe Zamawiającego

Diecezja Pelplińska

ul. Biskupa Dominika 11

83-130 Pelplin

Województwo Pomorskie

e-mail:

• Tryb udzielenia zamówienia Publicznego

Postępowanie jest prowadzone w trybie zapytania ofertowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru tylko jednej, najkorzystniejszej oferty. Z oferentem, który ją złożył, zostanie podpisana umowa na realizację zadania.   

• Opis przedmiotu Zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie, wykonanie i wdrożenie strony internetowej z  wykorzystaniem systemu samodzielnego zarządzania treścią w ramach projektu pn. „Bazylika Katedralna w Pelplinie – renowacja i udostępnienie nowej powierzchni wystawienniczej” w czterech językach (polski, angielski, niemiecki i rosyjski) zawierającej około 30 zdjęć oraz produkcja i umieszczenie na stronie 12 krótkich filmów (3-4 minuty każdy) o obiektach (zabytki ruchome) znajdujących się w Bazylice Katedralnej z lektorem w języku polskim, napisami w języku angielskim oraz lektorem języka migowego.

Strona internetowa ma umożliwiać przekazywanie oraz udostępnianie informacji i materiałów o realizowanym projekcie.

Strona internetowa ma pełnić funkcję informacyjną, ma umożliwiać publikowanie aktualnych informacji, dokumentów, materiałów graficznych i multimedialnych, związanych z realizowanym projektem oraz ich swobodne przeglądanie i pobieranie przez użytkowników. Wszystkie informacje zamieszczane będą w języku polskim, angielskim, niemieckim i rosyjskim – zakładamy około 10 stron A4 treści w języku polskim do tłumaczenia na trzy języki.

Ze względu na jej funkcję strona powinna być nowoczesna i estetyczna, o przejrzystym menu oraz prostej, logicznej i intuicyjnej nawigacji i obsłudze dla użytkownika. Strona ma umożliwiać samodzielne zarządzanie jej treścią, wyglądem i zawartością przez Zamawiającego, bieżące aktualizowanie, dodawanie, zmienianie treści, rozbudowę strony, zarówno poprzez poszerzenie o dodatkowe działy i podstrony, jak i poprzez dodawanie, usuwanie, podmienianie załączników w postaci plików oraz materiałów graficznych i multimedialnych.

Usługa obejmuje:  hosting, zakup domeny,  zaprojektowanie funkcjonalności strony,  wykonanie projektu graficznego strony,  wykonanie strony w czterech wersjach językowych (polskiej, angielskiej, niemieckiej, rosyjskiej) zgodnie ze standardami W3C,  technologia witryny: system CMS + elementy flash, wdrożenie i uruchomienie strony na serwerze zewnętrznym, udostępnienie strony w publicznej sieci internetowej osobom trzecim od dnia odbioru strony przez Zamawiającego, pod adresem wskazanym przez Zamawiającego, zapewniające jednakową czytelność strony w różnych przeglądarkach: Internet Explorer, Firefox, Opera, Google Chrome oraz na urządzeniach mobilnych typu smartfony i tablety (responsywność -RWD),  udzielenie licencji dla systemu samodzielnego zarządzania treścią,  przeszkolenie personelu Zamawiającego,  zapewnienie serwisu gwarancyjnego, Właścicielem domeny, strony internetowej, jej grafiki, kodu źródłowego, baz danych i ich zawartości jest Zamawiający. Ponadto strona powinna umożliwiać podpięcie Social Media (np. Facebook, Google+, Youtube, Twitter, Instagram itp.), posiadać moduł umożliwiający wdrożenie interaktywnej mapki dojazdu (abonament opłacany przez zamawiającego w Google), być zoptymalizowana pod kątem SEO (pozycjonowania w Google) a także spełniać wymogi informacji o cookies, RODO i SSL.

Kod CPV: 72413000-8, 92111250-9

• Termin realizacji Zamówienia

Terminy realizacji zamówienia podzielony jest na dwa etapy. W etapie pierwszym należy wykonać kompleksowo stronę internetową w języku polskim wraz z tłumaczeniem treści na trzy języki obce – termin wykonanie do 30 listopada 2019 roku. Etap drugi zawiera wykonanie i umieszczenie na powstałej stronie internetowej 12 filmów o zabytkach – termin wykonania 31 stycznia 2021 roku.

• Warunki udziału w postępowaniu i wykluczenia.

5.1. Warunki ogólne

W postępowaniu mogą wziąć udział wyłącznie Wykonawcy którzy na dzień składania ofert,:

– dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

– znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

• Wykluczenia.

W celu uniknięcia konfliktu interesów z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców powiązanych z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

• Warunki płatności

Płatność wynagrodzenia Wykonawcy będzie dokonywana w dwóch transzach, po zrealizowaniu każdego z etapów.

• Wymogi dotyczące przygotowania ofert

1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę,
   1. Wymaga się, aby oferta była przygotowana w formie pisemnej, zapewniającej pełną czytelność jej treści.
   1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim pod rygorem nieważności.
   1. Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania firmy w obrocie gospodarczym zgodnie z aktem rejestracyjnym i wymogami ustawowymi.
   1. Wymaga się, aby wszelkie poprawki były dokonane w sposób czytelny oraz opatrzone parafą osoby podpisującej ofertę.
   1. Koszty opracowania i złożenia oferty ponosi Wykonawca.
   1. Ofertę należy złożyć zgodnie ze wzorem, stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania.

• Miejsce oraz termin składania ofert

1. Zamawiający dopuszcza następujące sposoby dostarczenia ofert:
2. osobiste dostarczenie oferty do siedziby Zamawiającego,
3. przesłanie oferty na adres podany w pkt. 1.1.
4. przesłanie oferty drogą elektroniczną na adres:
5. Termin składania ofert upływa dnia 21 sierpnia 2019 roku.

• Kryterium oceny ofert

Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie niżej przedstawionych kryteriów (nazwa kryterium, waga, sposób punktowania):

Ilość punktów uzyskanych w kryterium cena będzie obliczana zgodnie z wzorem:

ilość punktów badanej oferty = (Cmin / Cbad) x 100, gdzie

Cmin – najniższa zaoferowana cena, spośród wszystkich ofert nie podlegających odrzuceniu

Cbad – cena oferty badanej

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która nie będzie podlegać odrzuceniu i uzyska największą ilość punktów.

1. Informacje o formalnościach związanych z wyborem oferty

1. Informacja o wynikach postępowania zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego oraz zostanie  przesłana na adres mailowy Wykonawców, którzy złożyli ofertę.
2. Z Wykonawcą, którego oferta została wybrana, zostanie zawarta umowa, której wzór stanowi załącznik nr 3.
3.  Pytania dotyczące przedmiotu zamówienia, kryteriów oceny ofert oraz warunków udziału w postępowaniu należy złożyć w formie elektronicznej na adres:

1. Warunki umowy

1. Istotne postanowienia umowy zawarte zostały w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik Nr 3 do niniejszego zapytania.
2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, w zakresie:
3. terminu realizacji umowy, który może ulec zmianie w uzasadnionych przypadkach;
4. powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia,
5. zmian kluczowego personelu Wykonawcy i Zamawiającego,
6. zmiany zakresu przedmiotu umowy jeżeli będzie to uzasadnione dla prawidłowej realizacji przedmiotu umowy lub uzyskania założonego efektu,
7. zmiany wynagrodzenia w przypadku zmiany w trakcie obowiązywania niniejszej umowy stawki podatku VAT,
8. innych warunków umowy jeżeli w chwili zawarcia umowy nie znane były fakty mające na nie wpływ, przy jednoczesnym założeniu, że zakres zmian spowoduje następstwa korzystne dla Zamawiającego;

• Powyższe postanowienia stanowią katalog zmian na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Powyższe postanowienia nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do wyrażenia zgody na ich wprowadzenie.

1. Unieważnienie postępowania

Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny na wszystkich etapach postępowania.

1. Załączniki

1. Załącznik nr 1 – Wzór oferty.
2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie.
3. Załącznik nr 3 – Wzór umowy.

Załącznik nr 1

………………………………………….., dn. ………………………………..

OFERTA

Nazwa firmy /Imię i nazwisko:.………………………………………………………………………………………………

Adres……………………………………………………………………Nr telefonu.……………………………….………….…

E-mail ………………………………NIP / PESEL ….………………………………………………………………………………

REGON ……………………………………………

Reprezentowany przez: ……………………………..…………………………………………………………………………

1.Odpowiadając na zapytanie ofertowe na opracowanie, wykonanie i wdrożenie strony internetowej w czterech językach zawierającej zdjęcia i 12 krótkich filmów w ramach projektu „Bazylika Katedralna w Pelplinie – renowacja i udostępnienie nowej powierzchni wystawienniczej”

Oferujemy wykonanie usług objętych niniejszym zapytaniem – zgodnie z warunkami określonymi w Zapytaniu ofertowym – za kwotę:

Cena brutto za wykonanie strony internetowej (wraz z hostingiem, domeną i szkoleniem) ____________________________ złotych

Cena brutto za tłumaczenie (w trzech językach)____________________________ złotych

Cena brutto za wykonanie i umieszczenie 12 filmów____________________________ złotych

 Łączna cena brutto: ____________________________złotych

(słownie złotych________________________________________________________)

cena netto: ____________________________złotych

podatek VAT stawka _________ %, w wysokości _____________ złotych

2.         Oświadczamy, że zapoznaliśmy się zapytaniem ofertowym wraz z załącznikami i nie wnosimy do ich treści zastrzeżeń oraz uzyskaliśmy informacje konieczne do przygotowania oferty.

3.         Oświadczamy, że oferowane przez nas usługi spełniają wymagania Zamawiającego określone w Zapytaniu ofertowym.

4.         Oświadczamy, że akceptujemy wzór umowy stanowiący załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.

5.         Zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy na określonych w istotnych postanowieniach umowy warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

6.         Oświadczamy, że nie jesteśmy powiązani z Zamawiającym osobowo ani kapitałowo (zgodnie z pkt 5.2 zapytania ofertowego).

…………………………………………………………………..

Podpis wykonawcy

Załącznik nr 2

………………………………………….., dn. ………………………………..

OŚWIADCZENIE

Dotyczy postępowania: Opracowanie, wykonanie i wdrożenie strony internetowej w czterech językach zawierającej zdjęcia i 12 krótkich filmów w ramach projektu „Bazylika Katedralna w Pelplinie – renowacja i udostępnienie nowej powierzchni wystawienniczej”

Niniejszym oświadczam, że dysponuję potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania  zamówienia oraz znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

Jednocześnie stwierdzam iż jestem świadom odpowiedzialności karnej związanej ze składaniem fałszywych oświadczeń.  

…………………………………………………………………..

Podpis wykonawcy

Załącznik nr 3

Umowa

Na kompleksowe wykonanie strony internetowej 

zawarta w dniu ……………………..w Pelplinie pomiędzy:

Diecezją Pelplińską, ul. Biskupa Dominika 11, 83-130 Pelplin, reprezentowaną przez Pełnomocnika ds. projektu Pana Tomasza Lesner, zwaną  dalej „Zamawiającym”

a

………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………..

zwanymi dalej „Wykonawcą”

o następującej treści:

§ 1.

1.Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje opracowanie, wykonanie i wdrożenie strony internetowej w czterech językach zawierającej zdjęcia i 12 krótkich filmów w ramach projektu „Bazylika Katedralna w Pelplinie – renowacja i udostępnienie nowej powierzchni wystawienniczej”

2.Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje w szczególności:

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie, wykonanie i wdrożenie strony internetowej z  wykorzystaniem systemu samodzielnego zarządzania treścią w ramach projektu pn. „Bazylika Katedralna w Pelplinie – renowacja i udostępnienie nowej powierzchni wystawienniczej” w czterech językach (polski, angielski, niemiecki i rosyjski) zawierającej około 30 zdjęć oraz produkcja i umieszczenie na stronie 12 krótkich filmów (3-4 minuty każdy) o obiektach (zabytki ruchome) znajdujących się w Bazylice Katedralnej z lektorem w języku polskim, napisami w języku angielskim oraz lektorem języka migowego.

Strona internetowa ma umożliwiać przekazywanie oraz udostępnianie informacji i materiałów o realizowanym projekcie.

Strona internetowa ma pełnić funkcję informacyjną, ma umożliwiać publikowanie aktualnych informacji, dokumentów, materiałów graficznych i multimedialnych, związanych z realizowanym projektem oraz ich swobodne przeglądanie i pobieranie przez użytkowników. Wszystkie informacje zamieszczane będą w języku polskim, angielskim, niemieckim i rosyjskim – zakładamy około 10 stron A4 treści w języku polskim do tłumaczenia na trzy języki.

Ze względu na jej funkcję strona powinna być nowoczesna i estetyczna, o przejrzystym menu oraz prostej, logicznej i intuicyjnej nawigacji i obsłudze dla użytkownika. Strona ma umożliwiać samodzielne zarządzanie jej treścią, wyglądem i zawartością przez Zamawiającego, bieżące aktualizowanie, dodawanie, zmienianie treści, rozbudowę strony, zarówno poprzez poszerzenie o dodatkowe działy i podstrony, jak i poprzez dodawanie, usuwanie, podmienianie załączników w postaci plików oraz materiałów graficznych i multimedialnych.

Usługa obejmuje:  hosting, zakup domeny,  zaprojektowanie funkcjonalności strony,  wykonanie projektu graficznego strony,  wykonanie strony w czterech wersjach językowych (polskiej, angielskiej, niemieckiej, rosyjskiej) zgodnie ze standardami W3C,  technologia witryny: system CMS + elementy flash, wdrożenie i uruchomienie strony na serwerze zewnętrznym, udostępnienie strony w publicznej sieci internetowej osobom trzecim od dnia odbioru strony przez Zamawiającego, pod adresem wskazanym przez Zamawiającego, zapewniające jednakową czytelność strony w różnych przeglądarkach: Internet Explorer, Firefox, Opera, Google Chrome oraz na urządzeniach mobilnych typu smartfony i tablety (responsywność -RWD),  udzielenie licencji dla systemu samodzielnego zarządzania treścią,  przeszkolenie personelu Zamawiającego,  zapewnienie serwisu gwarancyjnego, Właścicielem domeny, strony internetowej, jej grafiki, kodu źródłowego, baz danych i ich zawartości jest Zamawiający. Ponadto strona powinna umożliwiać podpięcie Social Media (np. Facebook, Google+, Youtube, Twitter, Instagram itp.), posiadać moduł umożliwiający wdrożenie interaktywnej mapki dojazdu (abonament opłacany przez zamawiającego w Google), być zoptymalizowana pod kątem SEO (pozycjonowania w Google) a także spełniać wymogi informacji o cookies, RODO i SSL.

3.Wykonawca oświadcza, że dysponuje osobami zdolnymi do realizacji przedmiotu zamówienia.

§ 2.

1. Czas trwania umowy rozpoczyna się z dniem podpisania niniejszej umowy, a termin wykonania całości przedmiotu zamówienia kończy się 31 stycznia 2021 roku. W etapie pierwszym należy wykonać kompleksowo stronę internetową w języku polskim wraz z tłumaczeniem treści na trzy języki obce – termin wykonanie do 30 listopada 2019 roku. Etap drugi zawiera wykonanie i umieszczenie na powstałej stronie internetowej 12 filmów o zabytkach – termin wykonania 31 stycznia 2021 roku.

§ 3.

1. Za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości ……..……………. złotych (słownie:………………………………………………………………..)
2. Wynagrodzenia Wykonawcy będzie wypłacone w dwóch transzach, po zrealizowaniu każdego z etapów. Warunkiem będzie dostarczenie prawidłowo wystawionej faktury/rachunku do siedziby Zamawiającego, po uprzednim podpisaniu przez obie strony protokołu zdawczo – odbiorczego.
3. Zapłata należności z rachunków nastąpi przelewem na konto Wykonawcy określone na fakturze/rachunku.

§ 4.

Do kontaktu z Wykonawcą Zamawiający upoważnia ……………………………………

Do kontaktu z Zamawiającym Wykonawca upoważnia …………………………………………

§ 5.

1. Strony postanawiają, że w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania postanowień niniejszej umowy obowiązującą formą odszkodowania będą kary umowne naliczane w następujących przypadkach:

1) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:

a) za odstąpienie od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy, w wysokości 10% wynagrodzenia umownego netto określonego na podstawie wynagrodzenia ustalonego w § 3 ust. 1.

2) Zamawiający zapłaci Wykonawcy kary umowne z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn zależnych od Zamawiającego, w wysokości 10% wynagrodzenia umownego netto określonego na podstawie wynagrodzenia ustalonego w § 3 ust. 1.

2. Wierzytelności z tytułu kar umownych zostaną potrącone z wierzytelności Wykonawcy, w szczególności z tytułu należnego wynagrodzenia.

3. Jeżeli wysokość zastrzeżonych kar umownych nie pokrywa poniesionej szkody, Strony mogą dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.

§ 6.

1. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić za zgodą obu Stron wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności takiej zmiany, w następujących przypadkach:
   1. terminu realizacji umowy,
   1. powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia,
   1. zmiany wynagrodzenia w przypadku zmiany w trakcie obowiązywania niniejszej umowy stawki podatku VAT,
   1. innych warunków umowy jeżeli w chwili zawarcia umowy nie znane były fakty mające na nie wpływ, przy jednoczesnym założeniu, że zakres zmian spowoduje następstwa korzystne dla Zamawiającego;
2. Powyższe postanowienia stanowią katalog zmian na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Powyższe postanowienia nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do wyrażenia zgody na ich wprowadzenie.

§ 7.

Wszystkie ewentualne spory, jakie mogą powstać przy realizacji niniejszej umowy Strony rozstrzygać będą polubownie. W przypadku nie dojścia do porozumienia spory podlegają rozstrzyganiu przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

§ 8.

W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i inne obowiązujące przepisy prawa odnoszące się do przedmiotu umowy oraz w sprawach procesowych przepisy Kodeksu postępowania cywilnego i inne obowiązujące przepisy prawa.

§ 9.

Umowę niniejszą sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z przeznaczeniem po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron.

                WYKONAWCA:                                                                                                ZAMAWIAJĄCY